La gestion des documents de chantier, sans tableur
Cartes BTP, visites médicales, attestations de vigilance, Kbis, assurances : vous déposez les pièces telles qu'elles arrivent, elles se rangent sur la bonne personne ou la bonne entreprise avec leur date de fin de validité, et vous savez à tout moment ce qu'il faut relancer.
Une photo, et la pièce est rangée
Photographiée, lue, rangée
- Tous les six mois
- Kbis et attestations de vigilance signalés à redemander
- Vos propres exigences
- Une liste pour les salariés, une pour les intérimaires, une pour les sous-traitants
- Françaises et étrangères
- Une entreprise établie hors de France n'a pas à fournir les mêmes pièces
- Sans rien installer
- Dans le navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone
Comment ça se passe
Déposer, laisser ranger, surveiller
Photographiez les pièces depuis le chantier ou glissez celles reçues par e-mail, ouvriers et entreprises mélangés. Pour chacune, la nature, le titulaire et la date de validité vous sont proposés pré-remplis.
- Photo prise au chantier ou PDF reçu par e-mail
- Rapprochée de la bonne personne ou de la bonne entreprise
- Sous-traitants vérifiés à partir de leur SIRET, régulièrement
Vos exigences
Les pièces demandées, réglées sur votre entreprise
Vous choisissez ce que vous exigez, et de qui. ChantiScan ne réclame ensuite que cela.
- Une liste par statut : salariés, intérimaires, sous-traitants
- Seulement ce qui s'applique à chaque entreprise
- Un changement, tous les dossiers mis à jour d'un coup
| Salarié | Intérimaire | Sous-traitant | |
|---|---|---|---|
| Carte BTP | Exigée | Exigée | Exigée |
| Visite médicale | Exigée | Facultative | Non demandée |
| CACES | Facultative | Facultative | Non demandée |
Seule une pièce exigée est signalée quand elle manque ou expire.
Échéances
Les échéances et les dossiers incomplets, d'un coup d'œil
L'écran vous dit ce qu'il faut relancer, sans ouvrir un dossier ni recopier une date dans un agenda.
Ce qui manque, pas seulement ce qui expire
Une pièce jamais fournie n'a pas de date : aucune alerte d'échéance ne la trouve. ChantiScan vous donne quand même la liste des dossiers incomplets.
À redemander, même encore valable
Un Kbis ou une attestation de vigilance se redemande tous les six mois tant que le chantier tourne. C'est signalé à part de ce qui expire.
Le contrôle de la vigilance, noté et daté
Vous relevez le code de sécurité, vous le vérifiez sur urssaf.fr, vous notez la réponse. Elle garde la date et votre nom.
Comparaison
Classeur et tableur, ou ChantiScan ?
Les pièces à réclamer sont les mêmes dans les deux cas. Ce qui change, c'est le temps passé à les classer et ce qui vous échappe.
| Classeur et tableur | Avec ChantiScan | |
|---|---|---|
| Pièces reçues par e-mail ou en photo | Classeur et tableur : Renommées, classées et recopiées à la main | Avec ChantiScan : Lues et rangées sur la bonne personne |
| Échéances | Classeur et tableur : Dans un tableur, à tenir à jour | Avec ChantiScan : Signalées dès que vous ouvrez l'écran |
| Kbis et vigilance, tous les six mois | Classeur et tableur : À noter dans un agenda | Avec ChantiScan : Signalés « à renouveler », à part de ce qui expire |
| Dossiers incomplets | Classeur et tableur : Invisibles, une pièce absente n'ayant pas de date | Avec ChantiScan : Listés, selon les pièces que vous exigez |
| Le sous-traitant existe-t-il toujours ? | Classeur et tableur : Vérifié à la main, quand on y pense | Avec ChantiScan : Recontrôlé régulièrement à partir du SIRET |
| Contrôle de l'attestation de vigilance | Classeur et tableur : Une case cochée, sans trace | Avec ChantiScan : Noté, daté et signé de votre nom |
Contact
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Questions fréquentes
La gestion documentaire d'un chantier, en détail
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Comment gérer les documents d'un chantier ?
Vous déposez les pièces telles qu'elles arrivent, photographiées depuis le chantier ou reçues par e-mail, et chacune se range sur la personne ou l'entreprise concernée avec sa date de fin de validité. Vous fixez ensuite les pièces que vous exigez selon le statut de chacun, et vous obtenez à tout moment ce qui a expiré, ce qui expire bientôt, ce qui est à renouveler et les dossiers encore incomplets.
Quels documents faut-il conserver pour un chantier ?
Pour chaque personne qui intervient : une pièce d'identité ou un titre de séjour, la carte BTP (obligatoire pour tout salarié du bâtiment), la visite médicale, et selon les travaux le CACES, l'AIPR, l'habilitation électrique ou la formation amiante. Pour chaque entreprise avec laquelle vous travaillez : l'attestation de vigilance URSSAF et une pièce d'immatriculation (Kbis ou équivalent), à redemander tous les six mois pendant toute la durée du chantier (art. D.8222-5), les assurances (décennale, responsabilité civile) et la liste nominative des travailleurs étrangers.
Comment suivre les papiers de mes ouvriers et de mes sous-traitants ?
ChantiScan rassemble les documents de vos ouvriers et les attestations des entreprises avec lesquelles vous travaillez, avec leurs dates de validité, et vous signale ce qu'il faut renouveler. Au-delà de la pièce d'identité et de la carte BTP, cela couvre la visite médicale, le CACES, l'AIPR, l'habilitation électrique, l'amiante ou le travail en hauteur.
Faut-il saisir les dates de validité à la main ?
Non. Vous envoyez plusieurs pièces d'un coup, dans n'importe quel ordre, photographiées depuis le chantier ou reçues par e-mail. Pour chacune, la nature du document, le nom du titulaire, le numéro et la date de fin de validité vous sont proposés pré-remplis, et la pièce est rapprochée de la personne ou de l'entreprise concernée. Vous n'avez plus qu'à confirmer.
Comment savoir ce qui manque à un dossier ?
Une pièce jamais fournie n'a pas de date, donc aucune alerte d'échéance ne peut la trouver. Vous fixez vous-même les pièces que vous exigez, selon que la personne est salariée, intérimaire ou employée d'un sous-traitant, et vous obtenez la liste des dossiers incomplets. Chaque liste se filtre sur ce qui reste à traiter, ce qui expire bientôt et ce qui est complet.
Les mêmes pièces sont-elles exigées d'un salarié et d'un intérimaire ?
Non, et c'est vous qui en décidez. Vous fixez la liste des pièces attendues séparément pour vos salariés, pour les intérimaires et pour le personnel de vos sous-traitants. Une entreprise établie hors de France ne doit pas non plus les mêmes pièces qu'une entreprise française, et ChantiScan ne réclame que celles qui la concernent.
Faut-il redemander un Kbis, qui n'a pas de date d'expiration ?
Oui. Un Kbis ou une attestation de vigilance reste valable, mais il se redemande tous les six mois tant que le chantier est en cours. ChantiScan signale ces pièces à part de celles qui expirent : elles sont à renouveler, pas périmées, et ce n'est pas la même chose à dire à une entreprise.
Faut-il vérifier soi-même que le sous-traitant existe toujours ?
Non. À partir de son numéro SIRET, ChantiScan vérifie auprès des sources officielles que l'entreprise existe toujours, et refait ce contrôle régulièrement sans que vous ayez à y penser.