Le registre unique du personnel est la liste, tenue dans tout établissement qui emploie des salariés, des personnes qui y travaillent. Il doit être ouvert dès l'embauche du premier salarié. Les intérimaires y figurent avec la mention « salarié temporaire » et le nom et l'adresse de leur entreprise de travail temporaire. Les stagiaires et les volontaires en service civique y sont inscrits aussi, dans l'ordre d'arrivée, mais dans une partie spécifique du registre.
Le registre unique du personnel est le document que l'article L1221-13 impose dans tout établissement où sont employés des salariés. Le mot « personnel » est plus large qu'il n'y paraît : le registre comporte des mentions d'identification des salariés, mais aussi des stagiaires et des volontaires en service civique, avec leurs dates d'entrée et de départ. La durée de conservation après le départ n'est pas traitée ici.[1] : Légifrance[2] : Entreprendre.Service-Public.fr
De quoi dépendent les mentions à inscrire ?
Tout dépend du statut de la personne. Pour un salarié, on porte nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie de l'établissement. Un intérimaire porte la mention « salarié temporaire », avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire. Pour un stagiaire, il faut ses nom et prénoms, les dates de début et de fin du stage ou de la période de formation en milieu professionnel, le nom et les prénoms du tuteur et le lieu de présence. Le volontaire en service civique n'appelle que ses nom et prénoms.
Pourquoi dit-on registre « unique » alors qu'il a deux parties ?
Le mot « unique » trompe. Les stagiaires et les volontaires en service civique ne se mélangent pas aux salariés : ils sont inscrits dans l'ordre d'arrivée, dans une partie spécifique du même registre. Autre source de confusion, l'idée d'un effectif minimal. Il n'y en a pas : le registre s'ouvre dès l'embauche du premier salarié.
Quels cas sortent du schéma courant ?
- Travailleur étranger soumis à autorisation de travail : inscrire le type et le numéro d'ordre du titre qui vaut autorisation de travail.
- Salarié détaché par une entreprise étrangère : annexer la déclaration de détachement au registre de l'entreprise qui l'accueille.
Questions fréquentes
Que risque-t-on sans registre unique du personnel à jour ?
L'absence de registre, l'absence de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peuvent coûter jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.
L'amende s'applique-t-elle une seule fois ?
Non. L'article R1227-7 punit le non-respect des règles du registre de l'amende des contraventions de la quatrième classe. Elle s'applique autant de fois qu'il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d'être sanctionnées.
Peut-on tenir le registre sur un support numérique ?
Oui, après consultation du comité social et économique (CSE).
Quand et comment inscrire un nouveau salarié ?
Au moment de l'embauche, de façon indélébile. Les noms et prénoms de tous les salariés sont inscrits dans l'ordre des embauches.
Sources : [3] : Légifrance