L'employeur commence par évaluer les risques pour la santé et la sécurité des travailleurs, puis transcrit les résultats dans un document unique qu'il tient à jour. L'inventaire doit couvrir chaque unité de travail de l'entreprise ou de l'établissement, y compris les risques liés aux ambiances thermiques : une unité oubliée laisse le document incomplet. Ce document et ses mises à jour se déposent de façon dématérialisée sur un portail numérique national. Le dépôt est dû à compter du 1er juillet 2023 pour les entreprises d'au moins cent cinquante salariés et, pour celles de moins de cent cinquante salariés, à des dates fixées par décret selon l'effectif, au plus tard à compter du 1er juillet 2024 selon le code du travail.
L'obligation de tenir le document unique d'évaluation des risques est celle, pour l'employeur, de transcrire et de mettre à jour dans un seul document les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs. Elle vient de l'article R. 4121-1 du code du travail. Le document n'est donc pas un relevé figé : il suit les résultats de l'évaluation, et chaque nouvelle évaluation appelle sa mise à jour.[1] : Code du travail numérique
Quelles entreprises sont concernées, et par quoi ?
Toute entreprise tient un document unique, mais ce qui en découle change avec l'effectif. À partir de cinquante salariés, les résultats de l'évaluation débouchent sur un programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail. En dessous de cinquante salariés, l'entreprise n'est pas tenue à ce programme annuel : les résultats débouchent sur la définition d'actions de prévention des risques et de protection des salariés, dont la liste est consignée dans le document unique lui-même et dans ses mises à jour. La petite entreprise n'échappe donc pas à la prévention, elle la consigne autrement.
Que faut-il faire, et dans quel ordre ?
- Découper l'entreprise ou l'établissement en unités de travail et inventorier les risques de chacune, ambiances thermiques comprises.
- Sous cinquante salariés : définir les actions de prévention et de protection, puis en consigner la liste dans le document unique.
- À partir de cinquante salariés : rédiger le programme annuel, avec la liste détaillée des mesures de l'année à venir, leurs conditions d'exécution, leurs indicateurs de résultat et leur coût estimé.
- Dans ce programme, identifier les ressources de l'entreprise mobilisables et fixer un calendrier de mise en œuvre.
- Transmettre le document à chaque mise à jour au service de prévention et de santé au travail auquel l'entreprise adhère.
- Déposer le document et chacune de ses mises à jour sur le portail numérique national.
À quelle date le dépôt sur le portail devient-il obligatoire ?
| Ce qui est dû | Pour qui | À partir de quand | Rythme |
|---|---|---|---|
| Dépôt dématérialisé sur le portail | Entreprises d'au moins cent cinquante salariés | 1er juillet 2023, selon le code du travail | À chaque mise à jour |
| Dépôt dématérialisé sur le portail | Entreprises de moins de cent cinquante salariés | Dates fixées par décret selon l'effectif, au plus tard le 1er juillet 2024, selon le code du travail | À chaque mise à jour |
| Dépôt et mise à disposition sur le portail, selon la loi santé au travail lue par un organisme du bâtiment | Entreprises de 150 salariés et plus / de moins de 150 salariés | 1er juillet 2023 / 1er janvier 2024 | À chaque mise à jour |
| Programme annuel de prévention | Entreprises d'au moins cinquante salariés | Dès l'évaluation | Chaque année, pour l'année à venir |
| Transmission au service de prévention et de santé au travail | Tout employeur | Dès la première version | À chaque mise à jour |
Sources : [3] : OPPBTP
Pendant combien de temps le document engage-t-il l'employeur ?
Longtemps. L'employeur conserve le document unique dans toutes ses versions successives, pas seulement la dernière. Il le tient à la disposition des travailleurs, des anciens travailleurs et de toute personne ou instance qui peut justifier d'un intérêt à y accéder, pour une durée qui ne peut être inférieure à quarante ans. Un ancien salarié peut ainsi retrouver, bien après son départ, les risques auxquels il a été exposé.
Comment le portail numérique protège-t-il les données déposées ?
Le portail garantit la conservation et la mise à disposition du document unique. Il préserve aussi la confidentialité des données qu'il contient : l'accès passe par une procédure d'authentification sécurisée, réservée aux personnes et instances habilitées à déposer et à mettre à jour le document.
Son fonctionnement relève d'un cahier des charges élaboré par les organisations professionnelles d'employeurs représentatives au niveau national et interprofessionnel. Le décret n° 2022-487 du 5 avril 2022 en précise les modalités.
Que prévoit le texte si le portail n'est pas agréé à temps ?
Le décret n° 2022-487 fixait aux organisations d'employeurs une date butoir : au plus tard le 31 mai 2022, elles devaient transmettre au ministre chargé du travail la proposition de cahier des charges du portail et les statuts de l'organisme gestionnaire, en vue de leur agrément.
Deux textes prévoient le cas d'un retard. Selon un organisme institutionnel du bâtiment, faute d'agrément délivré par le ministère du Travail au 30 septembre 2022, un décret ultérieur devait préciser le déploiement et le fonctionnement du portail ainsi que les statuts de l'organisme gestionnaire. Le code du travail prévoit de son côté qu'en l'absence d'agrément à l'expiration des délais, les mesures nécessaires à l'entrée en vigueur du dépôt dématérialisé sont fixées par décret en Conseil d'État.
Questions fréquentes
Qui peut aider l'entreprise à rédiger son document unique ?
Les organismes et instances mis en place par la branche peuvent accompagner les entreprises dans l'élaboration et la mise à jour du document. Ils le font au moyen de méthodes, de référentiels et d'outils d'aide à la rédaction adaptés aux risques considérés.
La Cnil a-t-elle un rôle dans le portail de dépôt ?
Oui. La proposition de cahier des charges du portail numérique devait recueillir l'avis conforme de la Cnil, ce qui conditionne son contenu à l'accord de cette autorité.
Que doit contenir chaque mesure du programme annuel ?
Pour chaque mesure prévue au cours de l'année à venir, le programme fixe ses conditions d'exécution, des indicateurs de résultat et l'estimation de son coût. Il identifie en outre les ressources de l'entreprise pouvant être mobilisées et comprend un calendrier de mise en œuvre.