La déclaration au passeport de prévention commence par un tri : seules se déclarent les formations qui répondent à un objectif de prévention des risques professionnels ou à l'obligation générale de formation, qui donnent lieu à une attestation ou à un justificatif de réussite et qui apportent des compétences transférables. Jusqu'au 31 décembre 2026, période transitoire, l'employeur ne déclare que les formations obligatoires de catégorie 1 (entièrement encadrées par la réglementation) et de catégorie 2 (postes nécessitant une autorisation ou une habilitation de l'employeur). Pendant cette période transitoire, il dispose de 9 mois pour déclarer ses formations internes, délai réduit à 6 mois après le 31 décembre 2026. La procédure compte cinq étapes et exige d'avoir sous la main l'attestation ou le justificatif de chaque salarié formé.
Le passeport de prévention est un service numérique qui retrace les formations en santé et sécurité au travail suivies par les travailleurs, salariés comme demandeurs d'emploi. Il rassemble leurs attestations, certificats, certifications professionnelles et diplômes, et il est prévu par l'article L4141-5 du code du travail. Aucune entreprise n'y échappe : toutes les entreprises, de tous les secteurs d'activités, sont concernées par l'obligation.[1] : Entreprendre.Service-Public.fr
Que faut-il avoir sous la main avant de déclarer ?
- La liste des salariés formés, quel que soit leur contrat : CDI, CDD, contrat d'apprentissage ou contrat de travail temporaire.
- Pour chaque formation, l'attestation de formation ou le justificatif de réussite qu'elle a produit.
- De quoi montrer que la formation répond à un objectif de prévention des risques professionnels ou à l'obligation générale de formation.
- De quoi établir qu'elle a permis d'acquérir ou de développer des connaissances et compétences transférables.
Dans quel ordre faire la déclaration ?
- Se connecter à l'interface dédiée aux employeurs, ouverte depuis le 16 mars 2026.
- Écarter les formations qui ne remplissent pas les critères listés plus haut.
- Jusqu'au 31 décembre 2026, ne garder que les formations de catégorie 1, entièrement encadrées par la réglementation, et de catégorie 2, obligatoires pour un poste qui exige une autorisation ou une habilitation de l'employeur.
- Déclarer les formations dispensées en interne dans un délai de 9 mois, valable pendant la période transitoire qui court jusqu'au 31 décembre 2026, comme le prévoit le décret n° 2025-748 du 1er août 2025.
- Vérifier dans l'interface que les organismes de formation ont bien déclaré les formations qu'ils ont dispensées à vos salariés.
Qui renseigne quoi, et où la déclaration est-elle conservée ?
| Formation | Qui la déclare | Où elle figure |
|---|---|---|
| Formation dispensée par l'employeur lui-même | L'employeur | Passeport de prévention du salarié |
| Formation dispensée par un organisme de formation pour le compte de l'entreprise | L'organisme de formation | Passeport de prévention du salarié |
Qu'est-ce qui change au 1er janvier 2027 ?
La période transitoire s'achève. À partir du 1er janvier 2027, l'employeur déclare l'ensemble des catégories de formations en santé au travail, et plus seulement les formations obligatoires.
Un cas garde son propre calendrier. Les formations que l'employeur a dispensées et qui se sont achevées entre le 16 et le 31 mars 2026 doivent être déclarées avant le 1er avril 2027. La même échéance vaut pour les formations dont la validité du justificatif de réussite commence sur cette période.
Sur quels textes repose l'obligation de déclarer ?
Tout part de l'obligation générale de sécurité. L'article L4121-1 du code du travail impose à l'employeur de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. Ces mesures comprennent des actions de prévention des risques professionnels, des actions d'information et de formation, et la mise en place d'une organisation et de moyens adaptés.[2] : Légifrance
Pour la déclaration elle-même, le décret n° 2025-748 du 1er août 2025 précise les modalités de déclaration des formations en santé et sécurité au travail, à la charge des organismes de formation comme des employeurs.
Que risque l'employeur qui ne renseigne pas le passeport ?
Ne pas déclarer n'est pas qu'un oubli administratif. Un manquement à l'obligation de renseignement du passeport de prévention expose à une sanction pénale, prévue par l'article L4741-1 du code du travail. Le montant de la peine n'est pas traité ici.
Questions fréquentes
Une session réunit plus de 50 stagiaires : faut-il saisir chacun à la main ?
Non. Pour faciliter les déclarations en grand nombre, notamment quand une session concerne plus de 50 stagiaires, l'employeur peut utiliser la fonctionnalité d'import en masse.
Puis-je consulter les formations déjà inscrites dans le passeport d'un salarié ?
Oui, l'employeur peut consulter l'ensemble des données du passeport pour les besoins de suivi et de gestion des formations. Le salarié titulaire peut toutefois s'y opposer, et la consultation n'est alors pas possible.
Qui gère les données une fois la déclaration faite ?
Le passeport de prévention est géré par la Caisse des dépôts et des consignations (CDC). C'est cet organisme qui tient l'outil dans lequel les déclarations sont versées.